Dnešní doba spoléhá především na messengery, alespoň co se online komunikace týče. Doby, kdy lidé čekali u počítače, až jim přijde e-mail, jsou dávno pryč, nicméně e-maily jako takové ze světa nevymizely, spíše pomalu přebírají svou původní roli, tedy elektronické pošty. Protože v e-mailech chceme v ideálním případě trávit co nejméně času, hodí se znát pár tipů a triků, jak ovládnout nepopulárnější e-mail na světě – Gmail od Googlu.
Dvoufázové ověření je základ
Čas od času se stane, že z některé služby uniknou citlivé údaje, jako jsou hesla. Někdy to ale útočníci zkouší i jen tak a pokud máte slabší heslo, mohou se prolomit k vám do Gmailu. To samozřejmě znamená také přístup k ostatním službám Googlu, takže ochrana je jistě na místě.
Nejbezpečnější je dvoufázové ověřování, které bude vyžadováno vždy, když se někdo pokusí přihlásit z neznámé IP adresy. V rámci Gmailu můžete mít také přehled, z jakých IP adres a zařízení se do vaší schránky připojujete a můžete se také z těchto zařízení odhlásit. Dvoufázové ověření pro svůj Google účet si můžete nastavit zde.
Určitě to znáte – někde se zaregistrujete či nakoupíte, a aniž s čímkoli vědomě souhlasíte, už vám do schránky putují otravné newslettery. Jejich odhlášení nemusí být vždy procházka růžovým sadem a některé služby vám dokonce znemožňují odhlásit newsletter přímo z e-mailu (zdravíme Bandzone). V rámci Gmailu nemusíte hledat skryté odkazy k odhlášení – stačí pouze v náhledu mailu klepnout na tři tečky napravo a zvolit možnost “Odhlásit newsletter” a Gmail se o vše postará. A kdyby to náhodou nepomohlo, vždycky můžete rovnou zablokovat odesílatele.
Udržujte si v doručené poště pořádek s pomocí filtrů
Když newslettery odhlašovat nechcete, ale zároveň chcete mít doručenou poštu bez zbytečného plevele, stačí využít filtry. Klepněte na ikonu Nastavení, zvolte Nastavení a pátrejte po možnosti Vytvořit nový filtr. Tady už se kreativitě meze nekladou. E-maily z konkrétních adres, obsahující určitá slova nebo přílohy můžete automaticky přesouvat rovnou do spamu či koše, nebo si na ně vytvořit zvláštní složku. Je tedy jen na vás, jak si schránku zorganizujete.
Konec omylem odeslaných e-mailů
Každému z nás se to někdy stalo. Stačí jeden nechtěný klik a e-mail putuje k personalistovi bez životopisu, s gramatickými hrubkami či někomu úplně jinému. Ve výchozím stavu můžete odeslání e-mailu do 5 sekund zrušit, nicméně tato doba se dá prodloužit až na celou půlminutu. V nabídce Nastavení, vyberte Obecné a zde hledejte možnost Vrátit zpět odeslání. Zde si můžete prodloužit dobu, po kterou můžete odeslání e-mailu zrušit.
Používejte automatické doplňování textu
Přiznáme se, tato možnost je užitečná především pro ty z vás, kteří píší e-maily v angličtině. Funkce Smart compose totiž umí vhodně našeptávat, co do e-mailu chcete napsat. Korporátní pošta se řídí spousty pravidly a normami, které se víceméně nemění, ať už píšete cokoli. Snadno tak můžete psát e-maily rychlostí blesků, protože oslovení, rozloučení a určité formulace jsou pořád stejné. Pro napsání doporučované fráze, stačí stisknout TAB.
Nechte se upozornit na nepřečtené e-maily
Někdy si na e-maily nenajdeme během našeho dne čas, přičemž se v těch nepřečtených mohou skrývat i ty skutečně důležité. Abyste nezapomněli vyřídit svou poštu, můžete si v Gmailu nastavit upozornění na nepřečtené e-maily. V Nastavení klepněte na Rozšířené, kde se nachází možnost Ikona nepřečtené zprávy. Po povolení této funkce se vám na ikonce Gmailu v prohlížeči začne zobrazovat počítadlo nepřečtených e-mailů, takže budete vždy v obraze.
Naplánujte odeslání e-mailu na později
Pokud máte rutinu vyřizování e-mailů nastavenou v nějakou ne zrovna přijatelnou hodinu, či potřebujete v pět hodin poslat důležitý e-mail, ale nechce se vám na to myslet, pak je jako pro vás stvořena funkce Naplánovat odeslání. Před odesláním klepněte na šipku vedle tlačítka odeslat a z kontextové nabídky vyberte naplánovat odeslání. Pak jen zvolte vhodný datum a čas.
Odložte si e-mail na dobu, kdy máte čas
E-mailové schránka umí být někdy pořádně zaneřáděná, neboť e-maily do ní chodí v podstatě neustále. V Gmailu je jedna užitečná funkce, která vás nepřečtených a nevyřízených e-mailů na krátkou dobu zbaví. S pomocí klávesové zkratky b, nebo tlačítka hodin si můžete došlý e-mail odložit na dobu, kdy budete mít čas se dané zprávě věnovat. V takovém případě e-mail z vaší schránky zmizí a „znovu” dorazí ve vámi zvolený čas.
Jaké vychytávky a zlepšováky v rámci Gmailu používáte vy? Podělte se s námi v komentářích :-)
Michael Chrobok
Další dnešní články
