V redakci jsme se rozhodli otestovat českou aplikaci Freelo. Ta primárně slouží jako komunikační nástroj, který pomáhá týmům mít důležité informace na jednom místě. Díky checklistům, termínům, možnosti sdílet soubory a jednoduchému používání, může být Freelo dobrým pomocníkem pro menší i větší týmy. A dle referencí na webu to vypadá, že je Freelo opravdu jeden z nejoblíbenějších nástrojů tohoto typu v Čechách. Nemálo velkých značek jako například Nikon, OEZ, Partners dalo Freelu přednost i před těmi nejznámějšími aplikacemi jako Basecamp či Trello.
Jak vůbec Freelo vzniklo?
Freelo je ryze český projekt; vymyslela jej parta ajťáků z pardubické univerzity (Karel Dytrych, Honza Kulda, Karel Borkovec), kteří řadu let pro klienty dělali webové stránky a internetové obchody. Tvorba klientských zakázek pro ně ale začala být rutinní, energie se z týmu postupně vytrácela a komunikace často vázla. Nejdříve pánové vyvíjeli interní systém na komunikaci s klienty a týmem. Později si začali hrát s myšlenkou vytvořit webovou aplikaci, která by mohla sloužit i dalším týmům.
Po základním průzkumu zjistili, že trh takovou aplikaci chce a v češtině žádná pořádná neexistuje. Takže se dali do vývoje, který trval deset měsíců a přesně 18. listopadu 2015 Freelo přivítalo první uživatele. „Začátky byly těžké. Aplikaci jsme tehdy spouštěli jako hodně ořezané MVP (pozn. red.: Minimal Valuable Product), takže jsme se sami divili, že nám někdo začal platit. Aplikaci jsme dál rok a půl vyvíjeli a pak následovalo nutné zdražení, bez kterého by tu Freelo už určitě nebylo,“ říká jeden ze zakladatelů, Honza Kulda.
Od té doby Freelo prošlo a prochází postupným vývojem a je vidět, že se posouvá směrem k moderní a velmi dobře použitelné aplikaci. Nedávno přibyla funkce timetrackingu á la toggl a mobilní aplikace pro iOS a Android. Je tedy vidět, že na aplikaci tým Freela neustále pracuje. Důkazem jsou i poměrně časté příspěvky na blog oznamující nové funkce.
Freelo jsme důkladně otestovali u nás v redakci a níže najdete souhrn těch nejzajímavějších funkcí a poznatků.
Jak jsme u nás Freelo testovali
Celkem jednoduše; zkusili jsme v něm týden řešit naší běžnou agendou. Dali jsme do něj redakční plán, předávali jsme si informace a soubory, zadávali úkoly a zjišťovali, co všechno Freelo umí.
Překvapilo nás, že jsme se s ním seznámili poměrně rychle. Hned při první registraci Freelo začne komunikovat a nabízet videoukázku a pár tipů jak začít. Přizvání všech členů proběhlo hladce přes e-mailovou pozvánku. Všechny upozornění chodí jak e-mailem, tak se v aplikaci podobně jako na Facebooku zobrazuje červený štítek o stavu zpráv od kolegů. Občas se nám zdálo, že nás Freelo notifikacemi bombarduje trošku moc. Naštěstí lze e-maily zredukovat v nastavení.
Co se nám na Freelu líbilo
Freelo má intuitivní a snadno pochopitelné prostředí. Všechny úkoly jsme měli přehledně na jednom místě a nic nezůstalo jen „na papíře“ nebo „ve vzduchoprázdnu“, jak se to občas stává. V průběhu používání měl každý přehled o tom, co má dělat a co dělají ostatní. Bylo tak jednoduché zjistit vytíženost týmu nebo jaké informace komu chybí.Významně jsme také zredukovali komunikaci e-mailem a po telefonu, kde se často důležité informace ztrácely.
Freelo se nám hodilo i při tvorbě redakčního plánu. Každý úkol může mít svůj termín, takže jsme si připravili seznam úkolů, kde každý reprezentoval článek s termínem jeho vydání. Při zobrazení v kalendáři bylo hned všem jasné, jaké jsou uzávěrky a kdo za vydání daného článku odpovídá.
Začali jsme využívat tzv. checklistů pro kontrolu kvality a interních procesů. Je skvělé si sepsat pracovní proces, který potom můžete delegovat na kolegy. Tohle jsme využili například na checklist s názvem “Na co nezapomenout při publikaci článku”. Následné znovupoužívání takových mikroprocesů je ve Freelu opravdu jednoduché a osvobozuje od nutnosti vše si pamatovat nebo dohledávat.
Velkou výhodou byla i možnost měřit čas nad úkoly. S tím souvisí i zadávání utracených peněz v rámci úkolu, což může být zajímavé pro reálnější pohled na celkové náklady. Freelo má Českou lokalizaci s možností přepnutí do slovenštiny i angličtiny. Takže když máte v týmu slovensky či anglicky mluvící kolegy, mohou si vybrat, jak na ně Freelo bude mluvit.
Líbilo se nám, jak Freelo pracuje s e-mailovou schránkou. Příchozí e-maily lze poslat do Freela a založit tak nový úkol, nebo odpovědí na notifikační e-mail přidat přímo nový komentář. Někteří kolegové tak skoro nemuseli chodit do aplikace a jen odpovídali přes e-mailového klienta. Ostatní ale stále měli ve Freelu o všem podstatném přehled.
Freelo je český produkt a jeho tvůrci ho neustále vyvíjí. Nové funkce si nevymýšlí na koleni, ale poctivě sbírají zpětnou vazbu přes hlasování na jejich webu. Tenhle přístup nám příjde zajímavý a odráží reálné potřeby uživatelů. Každý má možnost navrhnout zajímavou funkci, která se přes schválení týmem Freela a hlasování od uživatelů může dostat až do aplikace.
Co by naopak sneslo vylepšit?
Mobilní aplikace Freela je přesnou kopií té webové. Je vidět, že se tvůrci snaží minimalizovat režii s tvorbou a využili možnosti zapouzdření webové aplikace do nativní schránky iOS a Androidu, což ale není zcela ideální. Pokud webovou aplikaci neznáte a začínáte přímo s tou mobilní, může se vám zdát Freelo nepřehledné, stejně jako nám. Časem se na to ale dá zvyknout.
V našem případě jsme stejně mobilní aplikace používali spíše pro rychlou reakci na cestách či mimo kancelář. Pro reálnou práci byla většina týmu spíše na desktopové verzi v prohlížeči. Rychlost mobilních aplikací není vůbec špatná, ale rozdíl oproti nativním aplikacím je zde patrný.
Poznámky jsou ve Freelu bohužel pro naše účely nepoužitelné. Zde zůstáváme u Google dokumentů, kde je přece jen těch funkcí pro korektury a psaní mnohem více. Ocenili bychom také štítky, které by nám umožnily spojit si úkoly do tématických shluků. Z veřejně dostupné roadmapy Freela to ale vypadá, že tato funkce bude v budoucnosti přidána.
Freelo recenze: závěrečné hodnocení
Celkově hodnotíme Freelo jako velice zajímavý nástroj pro týmy, které potřebují efektivně komunikovat nad pracovní agendou. Hlavní výhodou u nás v redakci byla právě ta přehlednost procesu, kdy do článku vstupují různí lidé, ale řeší to na jednom místě a nikde se nic důležitého neztrácí – práce a feedback všech zúčastněných jsme měli na jednom místě a v reálném čase.
Pro jednotlivce určitě najdete vhodnější alternativy, ale pokud vás je v týmu tři a více, tak pro vás bude Freelo nepostradatelným pomocníkem. Pro malé týmy do tří lidí lze navíc pracovat na dvou aktivních projektech zcela zdarma a to bez omezení funkcí. Placený tarif Freelance nebo Tým stojí méně než tisíc korun za měsíc, což vzhledem k funkcím a ušetřenému času všech kolegů, shledáváme jako přijatelné.
